Wenn Ihr Unternehmen auf SAP S/4HANA umstellt, ändert sich für die meisten Mitarbeitenden weniger, als der Name vermuten lässt: Die Buchhaltung bleibt Buchhaltung, der Kontenplan bleibt der Kontenplan. Neu sind vor allem die Oberflächen, einige Begriffe und die Art, wie Daten gespeichert und ausgewertet werden. Dieser Beitrag erklärt die Grundlagen ohne Fachchinesisch, für alle, die mit SAP bisher wenig zu tun hatten.
Auf einen Blick
- S/4HANA ist die aktuelle Generation der SAP-Unternehmenssoftware und löst das bisherige SAP ERP (ECC) ab.
- Für SAP ECC endet die Standardwartung Ende 2027; deshalb stellen derzeit viele Unternehmen um.
- Im Alltag ändern sich vor allem die Oberflächen, die Pflege von Kunden und Lieferanten und die Geschwindigkeit von Auswertungen.
- Buchungslogik, Kontenplan und Verantwortlichkeiten bleiben im Kern gleich.
Inhalt
S/4HANA in einfachen Worten
SAP S/4HANA ist die Unternehmenssoftware von SAP, mit der Firmen ihre Kernprozesse steuern: Buchhaltung und Controlling, Einkauf, Vertrieb, Lager und Produktion. Der Name steht für „SAP Business Suite 4 SAP HANA“, also die vierte Generation der SAP-Unternehmenssoftware, gebaut für die Datenbank SAP HANA.
Der Vorgänger heißt SAP ERP oder kurz ECC. Viele Unternehmen arbeiten seit Jahren damit. S/4HANA ist kein Update im üblichen Sinn, sondern eine neue Produktgeneration: Die Datenbank ist eine andere, das Datenmodell wurde vereinfacht, und viele Abläufe wurden überarbeitet.
Der wichtigste technische Unterschied: SAP HANA verarbeitet die Daten im Arbeitsspeicher. S/4HANA verzichtet deshalb weitgehend auf gespeicherte Summentabellen und berechnet Summen bei Bedarf direkt aus den einzelnen Belegen. Auswertungen sind dadurch aktueller und deutlich schneller.
Warum Unternehmen jetzt umstellen
SAP hat die Standardwartung für SAP ECC bis Ende 2027 befristet. Eine optionale erweiterte Wartung ist bis Ende 2030 möglich, setzt aber eine gesonderte Vereinbarung mit SAP voraus. Ohne Wartung erhält ein System keine regulären Korrekturen und gesetzlichen Anpassungen mehr, etwa bei Steuern oder Meldepflichten.
Dazu kommt: Neue Funktionen, insbesondere im Bereich künstlicher Intelligenz, entwickelt SAP für S/4HANA und SAP Cloud ERP. Mehr dazu lesen Sie auf der Seite Autonomous Finance und KI.
Eine Umstellung im Finanzwesen dauert erfahrungsgemäß mehrere Monate, in großen Unternehmensgruppen auch länger. Deshalb beginnen viele Unternehmen bereits jetzt.
Was sich im Arbeitsalltag ändert
Neue Oberflächen: SAP Fiori
Statt der bekannten SAP-Masken mit Transaktionscodes arbeiten Sie zunehmend mit SAP Fiori: Apps im Browser, die nach Aufgaben und Rollen gegliedert sind, etwa für offene Posten, Zahlungen oder Auswertungen. Viele gewohnte Transaktionen stehen weiterhin zur Verfügung; neue Funktionen kommen aber vor allem als Fiori-Apps.
Geschäftspartner statt Kunde und Lieferant
Kunden und Lieferanten werden in S/4HANA einheitlich als Geschäftspartner gepflegt. Ein Unternehmen, das bei Ihnen kauft und an Sie liefert, existiert damit nur noch einmal, mit zwei Rollen. Die bisherigen Pflegetransaktionen für Debitoren und Kreditoren leiten auf die zentrale Transaktion BP weiter. Mehr dazu im Beitrag Geschäftspartner in S/4HANA.
Eine gemeinsame Datenbasis
Buchhaltung und Controlling schreiben in S/4HANA in eine gemeinsame Belegtabelle, das sogenannte Universal Journal. Abstimmungen zwischen beiden Bereichen entfallen weitgehend, weil beide auf dieselben Einzelposten zugreifen.
Schnellere Auswertungen
Weil Summen direkt aus den Belegen berechnet werden, sind Berichte tagesaktuell und lassen sich bis auf den einzelnen Beleg aufschlüsseln. Viele Auswertungen, die bisher außerhalb von SAP nachgebaut wurden, lassen sich häufig direkt im System erstellen.
Was gleich bleibt
- Die Buchungslogik: Soll und Haben, Belege und Perioden funktionieren wie bisher.
- Der Kontenplan: Ihre Sachkonten bleiben in der Regel erhalten; Änderungen sind eine bewusste Entscheidung im Projekt, keine Pflicht.
- Die Organisation: Buchungskreise, Kostenstellen und Verantwortlichkeiten bleiben bestehen, sofern das Projekt sie nicht gezielt neu ordnet.
- Ihr Fachwissen: Wer heute Rechnungen bucht oder den Monatsabschluss erstellt, tut das auch in S/4HANA, mit anderen Werkzeugen, aber nach denselben Regeln.
Wie eine Umstellung abläuft und was von Ihnen erwartet wird
Je nach Ausgangslage wird das bestehende System umgewandelt (Brownfield), neu aufgebaut (Greenfield) oder es werden gezielt ausgewählte Daten übernommen (Bluefield). Die Unterschiede erklärt der Beitrag Brownfield, Greenfield oder Bluefield. Für die Fachabteilung sind die Phasen ähnlich:
- Vorbereitung: Daten bereinigen, etwa doppelte Lieferanten oder veraltete offene Posten.
- Tests: Key-User prüfen mit echten Geschäftsfällen, ob Buchungen, Zahlungen und Berichte stimmen.
- Schulung: kurz vor dem Go-live, damit das Gelernte frisch ist.
- Umstellung (Cutover): meist an einem Wochenende oder zum Monatswechsel; danach wird im neuen System gearbeitet.
- Erste Abschlüsse (Hypercare): In den ersten Wochen begleitet das Projektteam die Fachbereiche besonders eng.
Aus der Praxis
In einer globalen Umstellung im Big-Bang-Ansatz, also für alle Gesellschaften gleichzeitig, hat sich gezeigt: Am meisten Zeit kostet nicht die Technik, sondern die Datenqualität. Doppelte oder unvollständige Stammdaten von Kunden und Lieferanten fallen spätestens bei der Umwandlung in Geschäftspartner auf. Wer früh bereinigt, hat in der entscheidenden Phase weniger Überraschungen.
Für Sie als Mitarbeitende bedeutet das vor allem: Zeit für Tests und Schulungen einplanen und Fragen früh stellen. Niemand erwartet, dass Sie am ersten Tag jede neue App kennen.
Die 10 wichtigsten Begriffe
- SAP HANA: die Datenbank von SAP, die Daten im Arbeitsspeicher verarbeitet; Grundlage von S/4HANA.
- SAP ECC: das bisherige SAP ERP, Vorgänger von S/4HANA.
- SAP Fiori: die Oberfläche von S/4HANA mit Apps im Browser.
- Geschäftspartner: ein gemeinsamer Stammsatz für Kunden und Lieferanten mit unterschiedlichen Rollen.
- Universal Journal: die gemeinsame Belegtabelle für Buchhaltung und Controlling.
- Brownfield: Umstellung des bestehenden Systems mit Daten und Historie.
- Greenfield: Neueinführung mit neu gestalteten Prozessen.
- Bluefield: Mischform mit gezielter Auswahl der zu übernehmenden Daten, auch Selective Data Transition genannt.
- Cutover: der Zeitraum, in dem vom alten auf das neue System umgeschaltet wird.
- Hypercare: die Phase intensiver Betreuung direkt nach dem Go-live.
Häufige Fragen
Muss ich SAP komplett neu lernen?
Nein. Die fachlichen Abläufe bleiben gleich; neu sind vor allem Oberflächen und einzelne Begriffe. Eine gezielte Schulung vor dem Go-live reicht in der Regel aus, um sicher weiterzuarbeiten.
Gehen bei der Umstellung Daten verloren?
Nein, wenn die Umstellung sorgfältig geplant ist. Probeläufe und Saldenabstimmungen vor dem Go-live zeigen, dass Salden und offene Posten vollständig übernommen wurden. Bei einer Neueinführung wird bewusst festgelegt, welche Daten übernommen werden.
Funktionieren meine Berichte und Auswertungen weiter?
Viele Standardberichte bleiben erhalten, einige werden durch Fiori-Apps ersetzt. Eigene Auswertungen und Schnittstellen werden im Projekt geprüft und bei Bedarf angepasst.
Stand: Oktober 2026. Wartungsfristen und Produktnamen von SAP können sich ändern; maßgeblich sind die aktuellen Angaben von SAP.
Umstellung im Finanzwesen geplant?
Ich begleite Finanzbuchhaltung und Controlling durch die Umstellung auf SAP S/4HANA, von der Vorstudie bis zum ersten Abschluss im neuen System.
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Alexander Driediger
Senior SAP S/4HANA Finance & Controlling Consultant mit mehr als 10 Jahren Erfahrung im SAP-Umfeld und eigener Praxis im Rechnungswesen. Mehr über mich