In Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab 2028 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen, größere Unternehmen bereits ab 2027. Für den Rechnungseingang in SAP ist das mehr als eine Formatfrage: Statt Belege zu scannen und auszulesen, liegen die Rechnungsdaten strukturiert vor und lassen sich direkt prüfen und buchen. Dieser Beitrag ordnet Pflichten und Formate ein und zeigt, wie eine Umsetzung im Rechnungseingang abläuft.
Auf einen Blick
- Empfangen: seit 2025 Pflicht für alle inländischen Unternehmen, auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt in der Regel.
- Ausstellen: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle.
- Als E-Rechnung gelten nur strukturierte Formate nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung.
- Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Er muss im Originalformat aufbewahrt werden.
- In SAP ersetzt die direkte Datenübernahme das Auslesen von Belegen. Entscheidend werden Prüfung, Zuordnung und Freigabe.
Inhalt
Was in Deutschland seit 2025 gilt
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der deutsche Gesetzgeber die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen eingeführt. Die Pflichten greifen gestaffelt:
- Empfang seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen.
- Übergang bis Ende 2026: Rechnungen dürfen weiterhin auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in anderen elektronischen Formaten wie PDF gestellt werden.
- Übergang bis Ende 2027: für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz sowie für Rechnungen im EDI-Verfahren.
- Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungen sind im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich verpflichtend. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
Für den Rechnungseingang bedeutet das einen Mischbetrieb über mehrere Jahre: Papier, PDF, EDI und strukturierte E-Rechnungen kommen nebeneinander an, und der Anteil der E-Rechnungen steigt mit jedem Stichtag.
Die beschriebenen Regeln gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Andere Länder haben eigene E-Rechnungs- und Meldepflichten mit abweichenden Formaten und Fristen. In internationalen SAP-Landschaften gehören sie deshalb zur Lokalisierung je Land, wie im Beitrag Global Template im Finanzwesen beschrieben.
Welche Formate als E-Rechnung gelten
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: reines XML ohne Sichtkomponente. Für die Prüfung durch Mitarbeitende braucht es eine lesbare Darstellung; die Finanzverwaltung stellt dafür ein kostenfreies Werkzeug bereit.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht. Weichen beide Teile voneinander ab, ist der strukturierte Teil maßgeblich.
- PDF, Scan und Papier: sonstige Rechnungen ohne strukturierte Daten. Sie sind nur noch in den Übergangszeiten zulässig.
Einen bestimmten Übertragungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. Neben der E-Mail kommen Portale, der Download aus Kundenportalen oder technische Schnittstellen infrage.
Prüfung: drei Fehlerklassen
Das zweite Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Arten von Fehlern, die für die Prüfung im Rechnungseingang wichtig sind:
- Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der EN 16931. Sie gilt nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung; der Empfänger sollte eine korrekte E-Rechnung anfordern.
- Geschäftsregelfehler: Die Datei ist technisch lesbar, verletzt aber Regeln der Norm, etwa bei Pflichtfeldern oder Summen. Geringfügige Abweichungen bleiben in der Regel folgenlos, fehlende Pflichtangaben nicht.
- Inhaltsfehler: etwa ein falscher Steuersatz oder eine falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Der Vorsteuerabzug ist erst mit einer berichtigten Rechnung möglich.
Empfehlenswert ist eine automatische Validierung beim Eingang. Validierungsberichte dokumentieren zugleich, dass eine technische Prüfung stattgefunden hat.
Was sich im Rechnungseingang in SAP ändert
Bisher beginnt der Rechnungseingang häufig mit dem Scannen und Auslesen von Papier- und PDF-Rechnungen. Bei E-Rechnungen entfällt dieser Schritt: Lieferant, Beträge, Steuer und Positionen liegen als Daten vor. Die Arbeit verlagert sich auf Prüfung, Zuordnung und Freigabe:
- Zuordnung: Lieferant über Stammdaten wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Bankverbindung, Bestellung und Wareneingang bei bestellbezogenen Rechnungen, Kontierung bei Rechnungen ohne Bestellung.
- Steuer: Ableitung des Steuerkennzeichens aus Steuersatz und Steuerkategorie der E-Rechnung.
- Freigabe: Workflow für die sachliche und rechnerische Prüfung, mit lesbarer Darstellung der XML-Daten.
- Buchung: Logistik-Rechnungsprüfung für Rechnungen mit Bestellbezug, Kreditorenbuchung für Rechnungen ohne Bestellung.
Für die technische Umsetzung gibt es zwei Wege. SAP bietet mit SAP Document and Reporting Compliance eine eigene Lösung für elektronische Belege, die auch den Empfang von Lieferantenrechnungen unterstützt. Daneben sind Lösungen von Drittanbietern verbreitet, die Erfassung, Workflow und Freigabe direkt in SAP integrieren. Welche Lösung passt, hängt vom Rechnungsvolumen, vom Anteil der Rechnungen mit Bestellbezug, von der Systemlandschaft und von bestehenden Werkzeugen ab.
Archivierung
Aufzubewahren ist die E-Rechnung im ursprünglichen, strukturierten Format, unverändert und maschinell auswertbar. Ein abgelegtes PDF-Anzeigebild allein genügt nicht; bei ZUGFeRD empfiehlt es sich, XML und Bild getrennt zu speichern. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre. Zur Ordnungsmäßigkeit gehört außerdem eine Verfahrensdokumentation, die Eingang, Prüfung, Buchung und Archivierung beschreibt.
Vorgehen bei der Umsetzung
- Bestandsaufnahme: Eingangskanäle, Rechnungsvolumen je Kanal und Anteil der Rechnungen mit Bestellbezug erfassen.
- Empfangsweg festlegen: eine zentrale Empfangsadresse einrichten und Lieferanten informieren.
- Validierung und Darstellung: Prüfregeln, Umgang mit den drei Fehlerklassen und Rückmeldung an Lieferanten festlegen.
- Datenübernahme in SAP: Zuordnung von Lieferant, Bestellung, Steuerkennzeichen und Kontierung definieren und Stammdaten bereinigen.
- Freigabe und Buchung: Workflow, Vertretungen und Freigabestufen abstimmen.
- Archivierung und Dokumentation: Ablage im Originalformat einrichten und die Verfahrensdokumentation aktualisieren.
- Test und Übergang: mit echten Lieferantenrechnungen testen und den Mischbetrieb bis 2027 einplanen.
Praxisberichte zeigen: Automatisierung wirkt dort, wo die Prozesse vorher vereinheitlicht wurden. Einheitliche Freigabestufen und Kontierungsregeln über alle Gesellschaften hinweg gehören deshalb zum Projekt und nicht zur Nacharbeit.
Aus der Praxis
In einem internationalen Projekt habe ich eine SAP-integrierte Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung in sechs Ländern eingeführt, von der Prozessanalyse bis zur Einführung vor Ort. Der größte Aufwand lag nicht in der Technik, sondern in der Abstimmung: Freigabestufen, Kontierungsregeln und Zuständigkeiten mussten über alle Gesellschaften einheitlich festgelegt werden, bevor die Automatisierung ihre Wirkung entfalten konnte.
Häufige Fragen
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
In der Regel ja. Einen bestimmten Übertragungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. Wichtig ist, dass die E-Rechnungen von dort zuverlässig in den Prüf- und Buchungsprozess gelangen.
Darf eine ZUGFeRD-Rechnung nur als PDF abgelegt werden?
Nein. Maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil, und er muss im Originalformat aufbewahrt werden. Das PDF dient der Lesbarkeit.
Werden Rechnungen ohne Bestellung anders verarbeitet?
Sie kommen im gleichen Format an. Für die Buchung fehlt aber der Bezug zur Bestellung; Kontierung und Freigabe werden deshalb über Regeln und den Workflow ergänzt.
Stand: Oktober 2026. Fristen und Verwaltungsauffassung zur E-Rechnung können sich ändern.
E-Rechnung im Rechnungseingang umsetzen?
Ich unterstütze bei Analyse, Konzeption und Einführung des Rechnungseingangs in SAP, von der Empfangsstrecke über Prüfung und Freigabe bis zur Buchung.
Alexander Driediger
Senior SAP S/4HANA Finance & Controlling Consultant mit mehr als 10 Jahren Erfahrung im SAP-Umfeld und eigener Praxis im Rechnungswesen. Mehr über mich